परिचय/परिभाषा
"A management Information system is a system designed to Provide Information to managers' hence it is a mechanism for managing the communicaton process an organization" Griffin.
संगठनको योजना तर्जुमा , निर्णय , समन्वय, अनुगमन, सुपरिवेक्षण, नियन्त्रण, मूल्याङ्कन, समस्या समाधान जस्ता व्यवस्थापकीय क्रियाकलापलाई सहज र प्रभावकारी बनाउन सूचना तथ्याङ्कको उद्धेश्यपूर्ण संकलन, प्रशोधन, अभिलेख, भण्डारण र उपयोगको कार्यलाई व्यवस्थापन सूचना प्रणाली भनिन्छ । व्यवस्थापकलाई कार्यसम्पादनका क्रममा आवश्यक पर्ने सूचना सहज रुपमा उपलब्ध गराउने पद्धतिलाई व्यवस्थापन सूचना प्रणाली भनिन्छ ।
व्यवस्थापकका लागि निर्णय गर्दा आवश्यक पर्ने सूचनाहरू एकीकृत र परिस्कृत रुपमा एकै थलोबाट उपलब्ध गराउने पद्दती नै व्यवस्थापन सूचना प्रणाली हो । यो व्यवस्थापकहरूलाई निर्णय गर्न सहयोग गर्ने एक प्रणाली पनि हो ।
नेपालमा MIS प्रयोगको अवस्था:
• केन्द्रीय तथ्यांक विभाग (Center Bureau of Statistics –CBS) ले पहिलेदेखि नै पुर्यााइ रहेको सेवा नेपाल सरकारको समग्र ब्यवस्थापनको हकमा MIS कै रुप हो । (तर कतिपय विद्वानहरू कम्प्यूटर प्रविधिविनाको MIS हुनेमा सहमत छैनन् ।)
• आधुनिक रुपमा
• FMIS
• RMIS
• PIS
• GIS
• TPIS (Teacher personnel Information system)
• Web sites
• PPIS = Project, performance, Information system,
• PMIS = Poverty monitoring information system. आदि यसका उदाहरण हुन् ।
भर्खरमात्र कम्प्युटरीकृत हुँदै गरेको नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा यतिको सुरुवातलाई राम्रै मान्न सकिन्छ ।
व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको प्रक्रियाः
प्राप्त तथ्याङ्कलाई सूचनामा रुपान्तरण गरिन्छ ।
सूचनालाई व्यवस्थित रुपमा राखिन्छ ।
सूचनामा सबै व्यवस्थापकको सहज पहुँच कायम गरिन्छ ।
कम समय, न्यून लागतमा गुणस्तरीय सूचना प्राप्तीमा सुनिश्चितता कायम गरिन्छ ।
प्राप्त तथ्याङ्कलाई सूचनामा रुपान्तरण गरिन्छ ।
सूचनालाई व्यवस्थित रुपमा राखिन्छ ।
सूचनामा सबै व्यवस्थापकको सहज पहुँच कायम गरिन्छ ।
कम समय, न्यून लागतमा गुणस्तरीय सूचना प्राप्तीमा सुनिश्चितता कायम गरिन्छ ।
व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको विकासक्रमः
1. सन् १९५० -१९६० : Record Keeping Era
2. सन् १९७०- १९८० : Analysis Era
3. सन् १९८० : Knowledge Era
1. सन् १९५० -१९६० : Record Keeping Era
2. सन् १९७०- १९८० : Analysis Era
3. सन् १९८० : Knowledge Era
व्यवस्थापन सूचना प्रणाली स्थापना गर्ने विधिः
व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको आवश्यकता तथा महत्वः
व्यवस्थापन पक्षलाई समयमै विश्वसनीय, र भरपर्दो सूचना उपलब्ध गराउँछ ।
निर्णय निर्माण प्रक्रियामा सहयोग गर्छ ।
व्यवस्थापन पक्ष र सरोकारवालालाई एकीकृत तथा परिष्कृत रुपमा एकै ठाउँबाट आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउँछ।
नीति निर्माण तथा योजना तर्जुमाको आधारको रूपमा रहन्छ ।
संगठनको योजना तर्जुमा, कार्यान्वयन, अनुगमन, मूल्याङ्कन, तथा प्रतिवेदन चरणमा आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउँछ।
संगठनको काम कारबाहीलाई छिटो, छरितो, चुस्त, दुरुस्त र प्रभावकारी बनाउँछ ।
सगठनको लक्ष्य, उद्देश्य र आगामी दिशा तय गर्छ ।
संगठनलाई प्रतिस्पर्धी, सूचना प्रविधियुक्त र प्रभावकारी बनाउँछ ।
संगठनमा पारदर्शिता र जवाफदेहीताको प्रवर्धन गर्छ ।
अभिलेख व्यवस्थापनलाई बैज्ञानिक र प्रभावकारी बनाउँछ ।
संगठनको आवश्यकता र समस्या पहिचान गर्छ ।
सूचनाको हकको प्रवर्द्धनमा सघाउँछ ।
सेवा प्रवाहमा गुणस्तरियता, मितव्ययीता, र प्रभावकारीता ल्याउँछ ।
संगठनको साख अभिवृद्धि गरी आम जनता र सरोकारवालाको विश्वास अभिवृद्धि गर्छ ।
उपलब्ध स्रोत साधनको मितव्ययी, कुशलतम् र प्रभावकारी उपयोग गर्छ ।
सुशासनको प्रत्याभूति दिलाउन ।
न्यून लागतमा समयमै गुणस्तरीय, भरपर्दो, यथार्थपरक सूचना प्राप्तिमा सुनिश्चितता कायम गरिन्छ ।
व्यवस्थापन पक्षलाई समयमै विश्वसनीय, र भरपर्दो सूचना उपलब्ध गराउँछ ।
निर्णय निर्माण प्रक्रियामा सहयोग गर्छ ।
व्यवस्थापन पक्ष र सरोकारवालालाई एकीकृत तथा परिष्कृत रुपमा एकै ठाउँबाट आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउँछ।
नीति निर्माण तथा योजना तर्जुमाको आधारको रूपमा रहन्छ ।
संगठनको योजना तर्जुमा, कार्यान्वयन, अनुगमन, मूल्याङ्कन, तथा प्रतिवेदन चरणमा आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउँछ।
संगठनको काम कारबाहीलाई छिटो, छरितो, चुस्त, दुरुस्त र प्रभावकारी बनाउँछ ।
सगठनको लक्ष्य, उद्देश्य र आगामी दिशा तय गर्छ ।
संगठनलाई प्रतिस्पर्धी, सूचना प्रविधियुक्त र प्रभावकारी बनाउँछ ।
संगठनमा पारदर्शिता र जवाफदेहीताको प्रवर्धन गर्छ ।
अभिलेख व्यवस्थापनलाई बैज्ञानिक र प्रभावकारी बनाउँछ ।
संगठनको आवश्यकता र समस्या पहिचान गर्छ ।
सूचनाको हकको प्रवर्द्धनमा सघाउँछ ।
सेवा प्रवाहमा गुणस्तरियता, मितव्ययीता, र प्रभावकारीता ल्याउँछ ।
संगठनको साख अभिवृद्धि गरी आम जनता र सरोकारवालाको विश्वास अभिवृद्धि गर्छ ।
उपलब्ध स्रोत साधनको मितव्ययी, कुशलतम् र प्रभावकारी उपयोग गर्छ ।
सुशासनको प्रत्याभूति दिलाउन ।
न्यून लागतमा समयमै गुणस्तरीय, भरपर्दो, यथार्थपरक सूचना प्राप्तिमा सुनिश्चितता कायम गरिन्छ ।
नेपालमा MIS प्रयोगको विद्यमान अवस्थाको समीक्षाः
नेपालमा व्यवस्थापन सूचना प्रणालीलाई अझै व्यवस्थित र सम्पूर्ण क्षेत्रमा पूर्ण रुपमा उपयोग गर्न सकिएको छैन ।
केन्द्रिय तथ्यांक विभाग
Financial Mangement Information System
Personal Information Management System
TPIS,PPIS,PMIS
नेपालमा व्यवस्थापन सूचना प्रणालीलाई अझै व्यवस्थित र सम्पूर्ण क्षेत्रमा पूर्ण रुपमा उपयोग गर्न सकिएको छैन ।
केन्द्रिय तथ्यांक विभाग
Financial Mangement Information System
Personal Information Management System
TPIS,PPIS,PMIS
MIS मा रहेका समस्यार चुनौतीः
नवीन प्रविधि भित्र्याउन सकिएको छैन ।
प्रक्रिया झन्झटिलो छ ।
व्यवस्थापन लेखा प्रणाली अवलम्बन गर्न सकिएको छैन ।
उत्तरदायित्वको भावनाको कमी छ ।
सूचनाको उद्देश्यमा स्पष्टता छैन ।
उच्च लागत तर न्यून उपयोगको अवस्था छ ।
विश्वसनियता र गुणस्तरको प्रश्न ।
सान्दर्भिकताको विषय ।
संस्थागत स्मरणको प्रणाली छैन ।
सूचना संवेदनशीलताको कमी छ ।
दक्ष, विज्ञ जनशक्तिको कमी छ ।
स्रोतको अपर्याप्तता छ ।
असक्षमता लुकाउने प्रवृत्ति ।
अत्यधिक गोप्य राख्ने बानी ।
देशको भौगोलिक जटीलता ।
नवीन प्रविधि भित्र्याउन सकिएको छैन ।
प्रक्रिया झन्झटिलो छ ।
व्यवस्थापन लेखा प्रणाली अवलम्बन गर्न सकिएको छैन ।
उत्तरदायित्वको भावनाको कमी छ ।
सूचनाको उद्देश्यमा स्पष्टता छैन ।
उच्च लागत तर न्यून उपयोगको अवस्था छ ।
विश्वसनियता र गुणस्तरको प्रश्न ।
सान्दर्भिकताको विषय ।
संस्थागत स्मरणको प्रणाली छैन ।
सूचना संवेदनशीलताको कमी छ ।
दक्ष, विज्ञ जनशक्तिको कमी छ ।
स्रोतको अपर्याप्तता छ ।
असक्षमता लुकाउने प्रवृत्ति ।
अत्यधिक गोप्य राख्ने बानी ।
देशको भौगोलिक जटीलता ।
नेपालको सन्दर्भमा MIS मा देखापरेका समस्या तथा चुनौतीहरुको समाधानरसामनाका उपायहरुः
हरेक कार्यालयमा कम्प्युटरको प्रयोगमा जोड दिने ।
विद्युत आपूर्तिलाई सहज बनाउने ।
कर्मचारीलाई समय समयमा तालिम र प्रशिक्षण दिने ।
दक्ष एवं विज्ञ जनशक्तिको विकास गर्ने ।
सूचनाको संस्थागत स्मरण क्षमता बढाउने ।
सूचना बडापत्र तयार गर्ने ।
Cyber Law बनाउनेः जसले Hacking, Tax evasion, Pornography, Brain pollution लगायतका विषय समेट्ने ।
सूचनमा आधारित निर्णय संस्कृतिको विकास गर्न ।
सूचनामा पारदर्शिता कायम गर्ने ।
जवाफदेही संयन्त्रको विकास गर्ने ।
Information Networking स्थापना गर्ने ।
व्यवस्थापनको उच्च तहको प्रतिबद्धता चाहिन्छ ।
सूचना अद्यावधिक गरिरहने ।
हरेक कार्यालयमा कम्प्युटरको प्रयोगमा जोड दिने ।
विद्युत आपूर्तिलाई सहज बनाउने ।
कर्मचारीलाई समय समयमा तालिम र प्रशिक्षण दिने ।
दक्ष एवं विज्ञ जनशक्तिको विकास गर्ने ।
सूचनाको संस्थागत स्मरण क्षमता बढाउने ।
सूचना बडापत्र तयार गर्ने ।
Cyber Law बनाउनेः जसले Hacking, Tax evasion, Pornography, Brain pollution लगायतका विषय समेट्ने ।
सूचनमा आधारित निर्णय संस्कृतिको विकास गर्न ।
सूचनामा पारदर्शिता कायम गर्ने ।
जवाफदेही संयन्त्रको विकास गर्ने ।
Information Networking स्थापना गर्ने ।
व्यवस्थापनको उच्च तहको प्रतिबद्धता चाहिन्छ ।
सूचना अद्यावधिक गरिरहने ।
व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको सबल पक्षहरु र फाईदाः
व्यवस्थापन र सरोकारवालाहरुलाई समयमै आवश्यक, भरपर्दो र विश्वसनिय सूचना एकै थलोबाट उपलब्ध गराउँछ।
नीति तथा योजना तर्जुमाका लागि यथार्थ र गुणस्तरीय सूचना प्रदान गरी आधार निर्माण गर्छ ।
अनुगमन, मूल्याङ्कन, तथा प्रतिवेदन तयार गर्नमा सहयोग गर्छ ।
कार्यालयका गतिविधिहरु पारदर्शी बनाउँछ ।
प्रशासकीय लागत, औपचारिकता र प्रक्रिया घटाउँछ ।
निर्णय निर्माणमा तीव्रता ल्याउँछ ।
ग्राहक चाहनाप्रति शीघ्र प्रतिक्रिया दिन्छ ।
सरकारी सेवालाई गुणस्तरीय, छिटो छरितो एवं प्रभावकारी र कार्यालय बाहिर पनि सम्भव बनाउँछ ।
शासकीय पक्ष सबल बनाउँछ ।
यो बढी सुरक्षित हुन्छ ।
संगठन संरचनालाई छरितो बनाउँछ ।
भ्रष्टाचार , अनियमितता हटाई जवाफदेहिता बढाउँछ ।
नवीन अवधारणाको प्रयोगलाई सम्भव बनाउँछ ।
काममा एकरुपता र स्तरीकरण गर्छ ।
व्यवस्थापन र सरोकारवालाहरुलाई समयमै आवश्यक, भरपर्दो र विश्वसनिय सूचना एकै थलोबाट उपलब्ध गराउँछ।
नीति तथा योजना तर्जुमाका लागि यथार्थ र गुणस्तरीय सूचना प्रदान गरी आधार निर्माण गर्छ ।
अनुगमन, मूल्याङ्कन, तथा प्रतिवेदन तयार गर्नमा सहयोग गर्छ ।
कार्यालयका गतिविधिहरु पारदर्शी बनाउँछ ।
प्रशासकीय लागत, औपचारिकता र प्रक्रिया घटाउँछ ।
निर्णय निर्माणमा तीव्रता ल्याउँछ ।
ग्राहक चाहनाप्रति शीघ्र प्रतिक्रिया दिन्छ ।
सरकारी सेवालाई गुणस्तरीय, छिटो छरितो एवं प्रभावकारी र कार्यालय बाहिर पनि सम्भव बनाउँछ ।
शासकीय पक्ष सबल बनाउँछ ।
यो बढी सुरक्षित हुन्छ ।
संगठन संरचनालाई छरितो बनाउँछ ।
भ्रष्टाचार , अनियमितता हटाई जवाफदेहिता बढाउँछ ।
नवीन अवधारणाको प्रयोगलाई सम्भव बनाउँछ ।
काममा एकरुपता र स्तरीकरण गर्छ ।
व्यवस्थापन सूचना प्रणालीका कमजोररदुर्बल पक्षहरुः बेफाइदा
उच्च लागत र समय लाग्ने ।
विकासशील मुलुकमा अपनाउन जटीलः कम्प्युटरको प्रयोग गर्नुपर्ने ।
सङ्कलित तथ्याङ्क गलत भए नीति निर्माण नै गलत र अवास्तविक हुने ।
अत्यधिक सूचना प्रवाहलाई व्यवस्थित गर्न जटील ।
गोपनीयता कायम गर्ने कुरामा समस्या आउन सक्ने ।
दक्ष तथा कुशल जनशक्ति चाहिने ।
सूचना व्यवस्थापनमा माथिल्लो अधिकारीमा मात्र सीमित हुने ।
निम्न तहका व्यवस्थापनमा सूचनाको कम प्रवाह हुने ।
नेतृत्वमा गलत व्यक्ति चयन भएमा MIS को औचित्य नरहने ।
उच्च लागत र समय लाग्ने ।
विकासशील मुलुकमा अपनाउन जटीलः कम्प्युटरको प्रयोग गर्नुपर्ने ।
सङ्कलित तथ्याङ्क गलत भए नीति निर्माण नै गलत र अवास्तविक हुने ।
अत्यधिक सूचना प्रवाहलाई व्यवस्थित गर्न जटील ।
गोपनीयता कायम गर्ने कुरामा समस्या आउन सक्ने ।
दक्ष तथा कुशल जनशक्ति चाहिने ।
सूचना व्यवस्थापनमा माथिल्लो अधिकारीमा मात्र सीमित हुने ।
निम्न तहका व्यवस्थापनमा सूचनाको कम प्रवाह हुने ।
नेतृत्वमा गलत व्यक्ति चयन भएमा MIS को औचित्य नरहने ।
MIS मा IT प्रयोगको महत्वः
आन्तरिक व्यवस्थापनमा प्रयोगः संगठनभित्रको जनशक्ति, बजेट, लेखा प्रणाली, जिन्सी लगायतका वस्तु र सेवाको यथार्थ जानकारी दिन्छ ।
सार्वजनिक व्यवस्थापनमा सहयोगः सूचना नै शक्ति हो । यसले समग्र व्यवस्थापनमा सहयोग पुर्याउँदछ ।
सार्वजनिक सेवाका वारेमा जानकारीः जनसंख्याको प्रक्षेपण, उद्योग, व्यापारको स्थितिको जानकारी, प्रशासनिक संगठनहरुको व्यवस्थापन प्रणाली र कार्यविधिसम्बन्धी जानकारी लिन ।
जनतालाई सुसूचित गर्नः सरकारले गरेका वा गर्ने कामका बारेमा जानकारी दिन, शिक्षा तथा सूचना प्रदान गर्न, राज्यको समग्र स्थितिबारे जनतालाई जानकारी दिन, जनताका पृष्ठपोषणलाई राज्यका क्रियाकलापमा समाहित गर्न ।
नयाँ नीति र योजना कार्यान्वयन गर्न ।
उपभोक्तारग्राहकको माग पूर्ति गर्न ।
आन्तरिक व्यवस्थापनमा प्रयोगः संगठनभित्रको जनशक्ति, बजेट, लेखा प्रणाली, जिन्सी लगायतका वस्तु र सेवाको यथार्थ जानकारी दिन्छ ।
सार्वजनिक व्यवस्थापनमा सहयोगः सूचना नै शक्ति हो । यसले समग्र व्यवस्थापनमा सहयोग पुर्याउँदछ ।
सार्वजनिक सेवाका वारेमा जानकारीः जनसंख्याको प्रक्षेपण, उद्योग, व्यापारको स्थितिको जानकारी, प्रशासनिक संगठनहरुको व्यवस्थापन प्रणाली र कार्यविधिसम्बन्धी जानकारी लिन ।
जनतालाई सुसूचित गर्नः सरकारले गरेका वा गर्ने कामका बारेमा जानकारी दिन, शिक्षा तथा सूचना प्रदान गर्न, राज्यको समग्र स्थितिबारे जनतालाई जानकारी दिन, जनताका पृष्ठपोषणलाई राज्यका क्रियाकलापमा समाहित गर्न ।
नयाँ नीति र योजना कार्यान्वयन गर्न ।
उपभोक्तारग्राहकको माग पूर्ति गर्न ।
व्यवस्थापन सूचना प्रणालीका लागि सूचनाका स्रोतहरुः
लेखा प्रणालीः वित्तीय अवस्था ।
आयोजना अनुगमन प्रणाली
कर्मचारी व्यवस्थापन सूचना प्रणाली
राष्ट्रिय तथ्याङ्क प्रणाली
क्षेत्रगत व्यवस्थापकीय लेखा
प्रगति प्रतिवेदन
वार्षिक प्रतिवेदन
बुलेटिन
अनुसन्धान प्रतिवेदन
ऐन नियम र परिपत्रहरु
टिप्पणी
पत्रपत्रिका ।
लेखा प्रणालीः वित्तीय अवस्था ।
आयोजना अनुगमन प्रणाली
कर्मचारी व्यवस्थापन सूचना प्रणाली
राष्ट्रिय तथ्याङ्क प्रणाली
क्षेत्रगत व्यवस्थापकीय लेखा
प्रगति प्रतिवेदन
वार्षिक प्रतिवेदन
बुलेटिन
अनुसन्धान प्रतिवेदन
ऐन नियम र परिपत्रहरु
टिप्पणी
पत्रपत्रिका ।
){kind=link}
0 Comments